Actas notariales
Los notarios, previa instancia de
parte extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y
circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean
materia de contrato.
El objeto del acta notarial son
los hechos, a diferencia de otros documentos notariales, como las escrituras
públicas y las pólizas, en las que se recogen contratos. “Las actas notariales
tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los
mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de
actos y contratos, así como sus juicios y calificaciones” (artículo 144 del
Reglamento Notarial).
Ello significa que el notario en
las actas se limita a dar fe de hechos que percibe por sus sentidos, aunque también
de otros que no se perciben directamente por los sentidos pero que el notario
puede considerar acreditados, previas las pruebas pertinentes, como en las
actas de notoriedad. Pero, en todo caso, las actas no pueden recoger contratos,
propios de escrituras y pólizas, en las que la intervención notarial es mucho
más amplia.
El valor de un acta notarial
reside en que prueba de manera incontestable el hecho que constituye su objeto,
sin que sea discutible ni siquiera en sede judicial, salvo querella de falsedad.
Su utilidad es grande pues permite al ciudadano pre-constituir pruebas de
hechos que probablemente habrán de ser alegados posteriormente en el ámbito
judicial, administrativo o privado, cuando quizá esos hechos ya no puedan
reiterarse o probarse por haber desaparecido sus efectos, ya se trate de
manifestaciones, notificaciones, existencia de objetos, documentos –incluso
electrónicos- o personas.
Ahora bien, aunque la
autorización de estos documentos es más flexible que la de las de escrituras o
pólizas, tiene también unos límites. Así, será necesario: un interés legítimo
por parte de quien inste el acta concretado en alguna razón suficiente para
inmiscuirse en la esfera jurídica de los demás; que la conducta que se pide al
notario sea legal en sí misma, que no viole la intimidad, la propia imagen o el
domicilio de los demás; que no se
invadan esferas judiciales o administrativas; que la actuación notarial no sea
sorpresiva ya que deberá hacer saber al
requerido su calidad de notario, el objeto de su presencia, así como su derecho
a contestar; que el acta no recoja consideraciones que requieran conocimientos
periciales que el notario no tiene por qué tener. En todo caso, la actuación
del notario ha de ser imparcial, pues si bien debe recoger el interés
particular del que le requiere, no puede obviar parte de la verdad que constate
ni recoger realidades que induzcan claramente a confusión.
Requisitos para solicitar un acta
notarial
Para solicitar un acta notarial
debe el requirente expresar su voluntad de que se le emita la misma, y tener un
interés legítimo en el acto que se quiera hacer constar. Se debe considerar que
la actuación notarial es lícita y que con la emisión de esa acta notarial el
ciudadano que la requiere está ejerciendo un derecho. El notario hará constar
de manera expresa en el acta la capacidad y legitimación del requirente, su
comparecencia, su declaración y su firma.
El acta, como documento público
que es, queda custodiada en el protocolo del notario que lo autorizó, y de ella
pueden pedir copias no sólo el que la instó, sino también cualquier persona que
pueda tener interés legítimo en conocer su contenido y, por supuesto, la
autoridad judicial cuando de alguna manera incidan en materia penal.
1. Actas de presencia
Las actas notariales de presencia
acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. El
contenido del acta se reduce a lo presenciado por el notario sin que se exijan
por su parte conocimientos técnicos propios de una prueba pericial. Dentro de
este tipo de actas existen subespecies como las de exhibición de objetos, las
de entrega o de existencia de una persona. Ejemplos de actas de presencia son
las que se hacen acerca de exhibición de objetos o la existencia de una persona
(actas de fe de vida). Son muy habituales las actas para acreditar el estado de
una edificación en un momento determinado y la de cotejo de fotografías con la
realidad comprobada por el notario en una fecha y hora concreta.
El notario redactará el concepto
general en uno o varios actos, según lo que presencie o perciba por sus propios
sentidos, en los detalles que interesen al requirente, si bien no podrá
extenderse a hechos cuya constancia requieran conocimientos periciales. En la
autorización de actas de presencia que constaten hechos susceptibles de
publicidad comercial, el notario, al expresar el alcance concreto de la fe
pública notarial, hará constar que ésta no puede extenderse a cosas o hechos
distintos de los que han sido objeto de su percepción personal.
Se prohíbe el uso publicitario de
toda acta que no se haya instado expresamente con la finalidad de tal uso y, en
su caso, será necesaria la aprobación previa, por parte del notario
autorizante, de los textos e imágenes en que la publicidad se concrete. El
nombre del notario no deberá aparecer en publicación autorizada de dichos
textos e imágenes. Deberá el notario, igualmente, denegar la autorización
cuando pueda inducir a confusión a los consumidores y usuarios sobre el alcance
de la intervención notarial.
Serán también materia de las
actas de presencia entre otras:
1.º La entrega de documentos,
efectos, dinero u otras cosas, así como los ofrecimientos de pago. El texto de
estas actas comprenderá, en lo pertinente, la trascripción del documento
entregado, la descripción completa de la cosa, la naturaleza, características y
notas individuales de los efectos.
2.º El hecho de la existencia de
una persona, previa su identificación por el notario. Es la llamada acta de fe
de vida.
3.º La exhibición al notario de
documentos o de cosas con el fin de que, examinados, los describa en el acta
tal y como resulten de su percepción.
4.º Los notarios deberán dejar constancia en acta,
a solicitud de los interesados, tanto de las comunicaciones electrónicas
recibidas de éstos como de las que, a requerimiento de los mismos, envíen los
Notarios a terceros.
5º Actas de Juntas Generales de
Sociedades Mercantiles
6º Actas de venta extrajudicial
del bien hipotecado.
7º Acta mixta de presencia y
manifestaciones para tramitación de expedientes de visados por reagrupación
familiar.
8º Actas de expedientes
hipotecarios que recogen los expedientes
de rectificación de descripción, superficie y linderos de una finca registral,
el de dominio para inmatriculación y el de reanudación de tracto sucesivo
interrumpido.
9º Actas relativas a la adquisición
de la nacionalidad y vecindad civil
10º Acta de expediente
matrimonial
2.- Actas de manifestaciones o de referencia
En este tipo de actas, el notario
recoge las manifestaciones de una persona. El acta no acredita la veracidad de
dichas declaraciones, sino el hecho de que una determinada persona hace esas
declaraciones en un determinado momento. Lo que se acredita por tanto en este
tipo de actas no es el contenido de la declaración, sino la declaración como
tal, debiendo el declarante asumir los efectos de su declaración, de lo que el
notario le advertirá convenientemente. El Notario deberá recoger las
declaraciones de forma apropiada y usando las mismas palabras que manifiesta el
individuo cuando sea posible. Sin embargo, ante expresiones vejatorias o
irrespetuosas puede intentar modificarlas por ser contrarias al orden público.
El Notario debe advertir de las posibles consecuencias jurídicas, legales y
económicas de lo manifestado.
Entre los tipos más conocidos
encontramos:
-
El acta de manifestaciones de reagrupación
familiar en régimen comunitario: En ellos un ciudadano de la UE desea reagrupar
a su familia para que viva en España con él y sea parte de su unidad familia.
-
Acta de manifestaciones para viajar: Es común en
menores de edad que viajan sin la presencia de padres o tutores. También es
común al viajar para reunirse con familiares en otro país, por motivos de
estudios o trabajo.
-
Acta de manifestaciones de pareja de hecho
-
Acta de Titularidad Real: En sociedades, es una
de las actas de manifestaciones más frecuentes y sirve para indicar a aquellos
socios que poseen el 25% o más de acciones o participaciones de una sociedad
mercantil.
-
Acta de
Lotería: es un acta que identifica un número de lotería y las personas que
participan en ese número.
El Notario deberá recoger las declaraciones de
forma apropiada y usando las mismas palabras que manifiesta el individuo cuando
sea posible. Sin embargo, ante expresiones vejatorias o irrespetuosas puede
intentar modificarlas por ser contrarias al orden público. El Notario debe
advertir de las posibles consecuencias jurídicas, legales y económicas de lo
manifestado.
De forma orientativa, le podemos
adelantar que el precio habitual de la formalización de un acta de
manifestaciones es de 90 euros.
Actas de remisión de documentos por correo
Las actas de remisión de cartas
permiten acreditar el contenido y la fecha de entrega de cartas y documentos,
de los cuales sea necesario tener comprobante de que efectivamente fueron
remitidas mediante alguno de los procedimientos de envío que se consideran
válidos.
Son un importante soporte para
algún posterior procedimiento judicial que pueda requerir. Para ello se solicitará
al notario que emita un acta en la cual se registre el hecho del envío de las
cartas, especificando el mecanismo por el cual se hizo, el contenido de la
comunicación, la fecha en que fue despachada, y el resguardo de la recepción de
la misma.
Actas de notificación y requerimiento
Las actas de notificación tienen por objeto
transmitir a una persona una información o una decisión del que solicita la
intervención notarial, y las de requerimiento, además, intimar al requerido
para que adopte una determinada conducta. Permiten acreditar el contenido y
fecha de entrega de cartas u otros documentos
Las de notificación comunican a
una persona una información o decisión por parte del solicitante de los
servicios del notario; mientras que las de requerimiento transmiten al
destinatario que debe adoptar una determinada conducta, como por ejemplo, pagar
una deuda. El notario puede realizar la notificación o
requerimiento de dos formas: bien mediante el envío de la cédula de
notificación o requerimiento por correo certificado con acuse de recibo; o bien
personándose en el domicilio que se le haya indicado. Este acta permite dejar
constancia de que una persona ha recibido una información o solicitud por parte
de otra. El destinatario del requerimiento o notificación es libre de contestar
o no, pero puede hacerlo dentro del mismo acta en el plazo de dos días hábiles
siguientes.
5. Actas de exhibición de cosas, documentos o archivos
En las actas de exhibición de
cosas, el notario describirá o relacionará las circunstancias que las
identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que
manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podrá completar la
descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias
que incorporará a la matriz. En las actas de exhibición de documentos, además,
transcribirá o relacionará aquéllos, o concretará su narración a determinados
extremos de los mismos, indicados por el requirente.
El notario describe e identifica
en el acta un determinado objeto en un momento puntual. Planos, diseños,
fotografías, fotocopias o declaraciones personales pueden ser objeto de la
misma. Si es un acta de exhibición de documentos, el notario debe transcribir o
resumir el contenido.
En este grupo de actas se
encuentra entre otras las actas relacionadas con archivos informáticos, las
actas de contenido de sistemas de mensajería instantánea, actas de contenido de
una página web y acta de contenido de las redes sociales.
6. Actas de notoriedad
Las actas de notoriedad tienen
por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales
pueden ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales
o patrimoniales, con trascendencia jurídica.
Permiten constatar determinados
hechos que no son directamente perceptibles pero sí notorios y que pueden
fundamentar derechos. El notario realizará las pruebas pertinentes que
acrediten la veracidad de los hechos y emitirá un juicio sobre la notoriedad o
no de la situación interesada: la fe pública cubre los hechos consignados en el
acta, pero no el juicio del notario, que puede ser equivocado. No obstante,
estas actas son útiles porque crean una presunción de veracidad.
Los supuestos son muy variados.
Las actas de notoriedad más frecuentes son las actas de declaración de
herederos abintestato, en las que el notario identifica a los herederos de una
persona que ha fallecido sin dejar testamento. Otras actas de notoriedad son
las que determinan los sustitutos hereditarios no designados nominativamente o
la ineficacia del llamamiento sustitutorio. También las actas para acreditar el
estado civil o el régimen económico matrimonial. Igualmente se pueden
considerar como acta de notoriedad los expedientes para inmatriculación de
fincas o de reanudación de tracto sucesivo interrumpido
7. Actas de protocolización
Las actas de protocolización
tendrán las características generales de las de presencia, pero el texto hará
relación al hecho de haber sido examinado por el notario el documento que deba
ser protocolado; a la declaración de la voluntad del requirente para
protocolización o cumplimiento de la providencia que la ordene; y al de quedar
unido el expediente al protocolo, expresando el número de folios que contenga y
los reintegros que lleve unidos.
Se contemplan como supuestos
particulares:
- la protocolización de
documentos públicos autorizados en el extranjero
- la protocolización de
expedientes judiciales
- protocolización de documentos
con grafías especiales
- protocolización de documentos
privados cuyo contenido sea materia de contrato podrán protocolizarse por medio
de acta cuando alguno de los contratantes desee evitar su extravío y dar
autenticidad a su fecha, expresándose en tal caso que la protocolización se
efectúa sin ninguno de los efectos de la escritura pública y a los solos
efectos del artículo 1227 del Código Civil. Si estos contratos contienen algún actos
o contratos sujetos al pago de ITP o ISD no se admitirán a no ser que se
justifique su pago, exención o no sujeción.
8. Actas de depósito ante notario
Las actas de depósito son actas
que el notario emite en el momento en que recibe en depósito objetos, valores,
documentos u otros que le puedan ser confiados bien como prenda de sus
contratos bien para su custodia. El
notario deberá comprobar que no se infringe con ello ninguna norma. En el acta
de depósito se establecerán las condiciones para la restitución del bien.
9. Actas de subastas
En el caso de una subasta
pública, los organizadores presentan al notario las condiciones lícitas que
consideren oportunas: descripción del bien o derecho a subastar; el tipo de
subasta; depósito necesario para participar; procedimiento; plazos; lugar, día
y fecha y hora de celebración; lugares dónde se anunciará; duración…
10. Actas de sorteo
En ellas constan los ganadores de
un premio, conforme a una selección aleatoria y a las normas de la convocatoria
previa. La página web del Consejo General del Notariado permite a las empresas
hacer públicas las bases de sus concursos en el Archivo Ábaco.
11.- Actas en materia electoral
12.- Actas de fijación de saldo
exigible en los préstamos y créditos en cuenta corriente
