La escritura
pública de constitución de una sociedad es indispensable para que nazca una empresa
y pueda empezar a facturar. Para crear una sociedad en primer lugar, deberán
obtener un certificado de denominación social, cuya obtención pueden encargar
al notario que libremente elijan. En segundo lugar, deberán aportar el capital
social en una cuenta bancaria y obtener el certificado bancario de esas
aportaciones de capital social, que deberán pedir en su entidad bancaria y
entregárselo al notario en el momento de firma de la escritura pública de
constitución de la sociedad. El notario redactará y autorizará la escritura
pública de constitución de la sociedad y podrá asesorarle sobre los estatutos
de su empresa, además de redactarlos. Una vez firmada la escritura de
constitución, deberá obtener el Código de Identificación Fiscal (CIF)
provisional, que asigna Hacienda y es necesario para las actividades económicas
o, en su caso, recibir subvenciones. El CIF sería el equivalente al DNI de las
personas físicas y puede solicitar al notario su tramitación online. Deberá
darse de alta en Hacienda en Actividades económicas y obligaciones fiscales
(modelo 036). Tras presentar copia de la escritura pública en Hacienda para la
liquidación del impuesto (actualmente la constitución de sociedad está exenta),
deberá inscribirla en el Registro Mercantil de la provincia donde la sociedad
tenga su domicilio. Una vez inscrita, obtendrá el CIF definitivo. Parecen
trámites engorrosos, pero, en realidad, no lo son tanto y la mayoría los puede
hacer el notario por vía telemática en su nombre.
En la escritura de
constitución de la sociedad se definen los aspectos básicos y generales de la
propia compañía, como es el capital social, el domicilio, el objeto social, la
denominación social y el órgano de administración. Para otorgar la escritura de
constitución deberán concurrir simultáneamente todos los socios fundadores, así
como los administradores si fueran personas distintas.
Además, deberá
facilitarse a la notaria los siguientes datos para su inclusión en la
escritura:
1.- La denominación social: Para tramitar
una escritura pública de constitución lo primero que hay que hacer es elegir un
nombre para la social y reservarlo en el Registro Mercantil Central. La reserva
de denominación social debe hacerse a nombre de alguno de los socios. El
Registro Mercantil central remitirá el certificado con el nombre reservado.
Este certificado recibe el nombre de certificación negativa de la denominación
social, tiene una vigencia de tres meses, prorrogables por otros tres.
2.- El capital social. Los socios deben
acordar la cifra de capital social. Los socios, deberán realizar las
aportaciones a la sociedad en proporción a su porcentaje de participación
dentro de la misma, decidiendo si esa aportación se va a hacer en dinero o en
bienes. Las aportaciones no dinerarias podrán consistir en cualquier bien o
derecho que tenga valor patrimonial susceptible de valoración económica. En las
S.A. las aportaciones no dinerarias deberán de ser acreditadas por un informe
de experto independiente.
Si la aportación
es dineraria se deberá aportar el certificado del banco con dos meses de
vigencia y el dinero quedará indisponible hasta que se acredite la inscripción
en el Registro Mercantil. No obstante, en las sociedades limitadas se puede
sustituir la aportación dineraria por la manifestación de asunción de
responsabilidad solidaria de los fundadores por la totalidad del capital social.
El capital de la
sociedad de responsabilidad limitada no podrá ser inferior a un euro y se expresará precisamente en
esa moneda. Mientras el capital de las sociedades de responsabilidad limitada
no alcance la cifra de tres mil euros deberá destinarse a la reserva legal una
cifra al menos igual al 20 por ciento del beneficio hasta que dicha reserva
junto con el capital social alcance el importe de tres mil euros. En caso de
liquidación, si el patrimonio de la sociedad fuera insuficiente para atender el
pago de las obligaciones sociales, los socios responderán solidariamente de la
diferencia entre el importe de tres mil euros y la cifra del capital suscrito.
Lo recomendable es
constituir una sociedad limitada si el número de socios es reducido, si se
desea formar una sociedad familiar o con personas de su confianza, y si va a
desarrollar cualquier actividad no excluida por Ley de este tipo social, como
ocurre con las que desempeñan entidades bancarias, compañías de seguros,
instituciones de inversión colectiva, etc. En el caso de la sociedad anónima,
el capital social mínimo tiene que ser igual o superior a 60.000€. Además,
podría ser conveniente la sociedad anónima si va a necesitar que inviertan en
ella un gran número de personas y prevé una gran movilidad de capital.
3.- Los Estatutos son el conjunto de normas
que rigen el funcionamiento de la sociedad. En los estatutos se establecen los
derechos y obligaciones de los socios, las reglas de organización, gobierno,
representación y gestión de la empresa y sirven como marco legal para la toma
de decisiones. Los estatutos, que son acordados por los socios en el momento de
constituir la sociedad, no son normas estáticas, sino que pueden modificarse.
En los Estatutos
debe constar:
a. Denominación
social. La denominación social debe ser única y no puede ser idéntica a la
de otra empresa ya registrada. La denominación debe ir acompañada de la forma
social, pudiendo abreviarse, como Sociedad Anónima o S.A., Sociedad Limitada o
S.L.
b.- Objeto social: El objeto social es
conjunto de actividades que la sociedad va a realizar. Estas actividades se
identifican mediante un código, denominado CNAE (Clasificación Nacional de
Actividades Económicas). Hay que tener
presente, que ciertos objetos sociales necesitan requisitos complementarios para poder
ejercerlos, como autorización administrativa, título habilitante o una forma o
estructura social concreta. Si la
sociedad es profesional deberá aportarse certificado del Colegio Profesional
correspondiente acreditativo del ejercicio efectivo de la profesión de que se
trate.
c. Duración de
la sociedad, inicio de las operaciones y ejercicio social: Se presume que
la sociedad, salvo disposición en contrario de los estatutos, se constituye con
carácter indefinido Una sociedad nace desde el otorgamiento de la escritura de
constitución, pero realmente interviene en el tráfico cuando inicia sus
operaciones. En los estatutos se puede hacer constar cuándo inicia las operaciones,
que puede ser posterior a la constitución. Si no se hiciera mención, se
entenderá que la sociedad da comienzo a sus operaciones el día de otorgamiento
de la escritura de constitución. Lo normal es que el ejercicio social comience
el 1 de enero y termine el 31 de diciembre, pero nada impide que se establezca
un inicio y conclusión diferente.
d. Domicilio
social: Es el lugar donde se ubican
los órganos de administración y gestión de la empresa y donde se reciben las
notificaciones y requerimiento, y debe inscribirse en el Registro para que sea
público y oponible a terceros. El domicilio sirve para la determinación de la
nacionalidad de la sociedad, la competencia del Registro Mercantil, la
determinación de la competencia judicial y la fijación del lugar de celebración
de las juntas y del ejercicio de determinados derechos de los socios.
e. Capital social:
El capital social es la suma de las aportaciones realizadas por los socios o
accionistas. Las aportaciones pueden ser dinerarias y no dinerarias.
En las sociedades
anónimas, el capital social mínimo es de 60.000€ (salvo casos espaciales como
entidades bancarias, aseguradoras, sociedades de inversión colectiva o
inmobiliaria), y deberá hacerse constar en los estatutos. Además, deberá
hacerse constar el número de acciones en las que se divide el capital social,
su valor nominal y su numeración correlativa, y si procede, las clases y series
de las acciones, así como los derechos asignados a cada clase y serie de
acciones. Además, se deberá indicar la forma de su representación, si las
acciones están representadas mediante títulos, anotaciones en cuenta o mediante
sistemas de registro distribuido o blockchain.
En las sociedades
limitadas, el capital social mínimo es de un euro. También se tendrá que especificar
el número de participaciones sociales en las que está dividido el capital
social, su valor nominal y su numeración correlativa.
f. El órgano de
administración: Le corresponde la gestión y representación de la
sociedad pero también le afectan importantes
obligaciones legales y una exigencia, en su caso, de responsabilidad por su
actuación, correlativa al poder que ostenta.
La administración
de la sociedad se puede confiar a un administrador único, a varios
administradores que actúen de forma solidaria o de forma conjunta o a un
consejo de administración. Además, en el caso de la creación de sociedades de
responsabilidad limitada, a diferencia de las anónimas, la ley permite
establecer en los estatutos sociales los distintos modos de organizar la administración,
pudiendo optar alternativamente por cualquiera de ellos, sin necesidad de
modificación estatutaria, aunque sí deberá hacerse constar en escritura pública
ante Notario e inscribirse en el Registro Mercantil.
Por su parte, en
las sociedades anónimas, se establece una norma legal que dice que cuando la
administración conjunta se confíe a dos administradores, éstos actuarán de
forma mancomunada y, cuando se confíe a más de dos administradores,
constituirán consejo de administración.
Por último, también
se puede establecer en los estatutos que el cargo de administrador sea
retribuido o que se ejerza de forma gratuita. Si fuera un cargo remunerado,
deberá hacerse constar el modo de determinar la remuneración y su periodicidad.
En la escritura de
constitución de determinará en sistema por el que inicialmente se va a regir la
administración social, y las personas que hayan de desempeñarlos que deberán
expresamente aceptar el cargo y declarar que no están incursos en causa de
incompatibilidad alguna.
4.- CNAE:
Es un código numérico que se corresponde con la actividad o actividades
económicas que se van a desarrollar y por tanto con el objeto social. Estos
códigos son diferentes de los que constan en los epígrafes relativos a la
declaración censal de la Agencia Tributaria, modelo 036. Por tanto, para
averiguar el código o códigos CNAE, tendrá necesariamente que consultar la
LISTA DE CÓDIGOS CNAE que aprueba el Instituto Nacional de Estadística, que
podrá localizar en internet.
5-. Los documentos de identificación de los
socios españoles o documento de
identidad de extranjeros acompañado del NIE. Si es una persona jurídica, la
escritura de constitución y aquella de la que resulten la facultad de
representación de los administradores junto con el acta de titularidad real. Además,
si alguno de los socios constituyentes actúa a través de un representante, este
deberá presentar el correspondiente poder de representación.
Si uno de los
socios fuera otra sociedad, y se aportan bienes de esta a la nueva entidad, se
tratarán de algún activo esencial, esté así establecido en los estatutos, o
hubiera conflicto de intereses con el administrador de la sociedad que ahora es
socia de la nueva, será necesario el acuerdo de junta de esta sociedad
6-. Referencia catastral del inmueble donde
se va a domiciliar la sociedad.
TRÁMITES POSTERIORES: Una vez constituida la sociedad
se deben hacer los siguientes trámites:
Obtención de NIF: Este número es necesario para
realizar cualquier actividad económica en territorio nacional. Se puede
solicitar inmediatamente después de la constitución de la sociedad, pero este
número será provisional hasta que termine el proceso de inscripción de la
entidad. Este número se puede obtener por la propia Notaría, con carácter
provisional hasta que se inscriba la sociedad, y que se le remitirá por correo
electrónico junto con la copia simple en formato PDF.
Darse de alta en la declaración censal y en el Impuesto
de Actividades Económicas: El Censo AEAT, también conocido como Censo de
Empresarios, Profesionales y Retenedores, es un registro administrativo en el
que se inscriben todas las personas físicas o jurídicas que desarrollan una
actividad económica en España. Esta alta debe realizarse en el plazo de un mes
desde el comienzo de la actividad económica, mediante el modelo 036 (modelo
normal) o 037 (modelo simplificado). Puedes solicitar el alta en el Censo AEAT
de forma telemática a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria,
con el certificado electrónico o Cl@ve.
El Impuesto de Actividades Económicas o IAE es un impuesto
que grava el ejercicio de la actividad económica realizadas en territorio
nacional, pero empresas, profesionales o autónomos. El alta en el IAE debe
realizarse en el plazo de un mes desde el inicio de la actividad económica por
parte de la sociedad, rellenando el modelo 840.: Se puede presentar el modelo
840 a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.
Impuesto de Sociedades: La constitución de
sociedad está exenta del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos
Jurídicos Documentados, en su modalidad de Operaciones societarias. No obstante,
hay que liquidar dicho impuesto como exento para poder obtener la inscripción
en el Registro Mercantil. Si lo que se aporta a la sociedad es una finca y si
estuviera gravada con hipoteca hay que determinar claramente si la sociedad se
subroga en la obligación liberando de la deuda al socio que aporta. En este
caso, surge un nuevo hecho imponible gravado por trasmisiones patrimoniales
onerosas por el concepto de asunción para pago de deuda.
Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil: Una vez otorgada
la escritura de constitución, la Sociedad deberá Inscribirse en el Registro
Mercantil de la provincia donde la sociedad tenga su domicilio. La escritura de
constitución deberá presentarse al Registro Mercantil en el plazo de dos meses
desde la fecha del otorgamiento. Además, es importante la inscripción, ya que
hasta que esta no se produzca la sociedad carecerá de personalidad jurídica
independiente a la de sus socios, y la Ley establece una limitación, no podrán
transmitirse las participaciones sociales, ni entregarse o transmitirse las
acciones. Una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, el registrador
mercantil remitirá para su publicación, de forma telemática y sin coste
adicional alguno, al Boletín Oficial del Registro Mercantil, los datos
relativos a la escritura de constitución que reglamentariamente se determinen.
El ACTA DE TITULARIDAD REAL: Junto con la
escritura de constitución de la sociedad, se debe otorgar el acta de
titularidad real, ya que es un documento que se exigirá en el futuro cada vez
que acuda a una notaría y es un documento que exige la legislación de
Prevención de Blanqueo de Capitales. Este acta de titularidad real es
imprescindible para realizar cualquier actividad con transcendencia económica y
tributaria y es un documento que los Bancos deben pedir a las sociedades y si
no se le proporciona bloquearán las cuentas bancarias de la sociedad. El
titular real de una sociedad es la persona física que, en última instancia,
posee o controla, directa o indirectamente, una participación en el capital o
en los derechos de voto de la sociedad igual o superior al 25%, o que por otros
medios ejerza el control, directo o indirecto, de la gestión de la sociedad.
La constitución exprés: Existe una
normativa para agilizar la constitución de sociedades de responsabilidad
limitada, denominada "constitución exprés" amparada por la Ley
14/2013 de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su
internacionalización. Para gestionar la escritura de constitución de sociedad
el empresario deberá acudir a un Punto de Atención al Emprendedor y solicitar
el Documento Único Electrónico. Se asignará una Notaría incluida en este
sistema para la firma de escritura de constitución. Después mediante el sistema
CIRCE, se remitirá de forma telemática al Registro Mercantil
La constitución electrónica de la sociedad de
responsabilidad limitada (constitución en línea): Desde el 9 de
noviembre de 2023 y debido a la aprobación de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, se
puede formalizar la escritura de constitución de la sociedad por medios
electrónicos.
Con la
transposición de la Directiva de digitalización de sociedades se establece, por
primera vez en el ordenamiento jurídico español, la posibilidad de constituir
una sociedad de responsabilidad limitada en 6 horas, por videoconferencia y sin
necesidad de comparecer presencialmente ante notario.
Es cierto que, en
nuestro país, a la fecha de publicación de esta ley, ya existe un procedimiento
para la constitución de sociedades de responsabilidad limitada por vía
telemática a través del Centro de Información y Red de Creación de Empresas
(CIRCE), que, con la utilización del Documento Único Electrónico (DUE), supone un
procedimiento de constitución telemática y gestión de trámites asociados al
inicio de la actividad, que es ágil y no excesivamente costoso. Pero también es
cierto que este sistema exige la comparecencia física del fundador o su
representante ante el notario. Esta ley viene, por tanto, a modificar el
régimen de constitución telemática vigente en nuestro ordenamiento jurídico,
para poder cumplir con el mandato del legislador europeo de instaurar un
procedimiento íntegramente online.
El sistema será
solo aplicable a las sociedades limitadas, las cuales también podrán seguir
constituyéndose por cualquier otro procedimiento legalmente establecido. Por el
mismo sistema en línea se pueden realizar las demás operaciones inscribibles y
las relativas al cumplimiento de sus obligaciones legales. No es posible
utilizar el procedimiento íntegramente en línea si existen aportaciones no
dinerarias al capital social. Por razones de interés público y en orden a
evitar cualquier falsificación de identidad, el notario, por una sola vez,
podrá requerir la comparecencia física del fundador. También podrá exigir la
comparecencia física cuando el notario pretenda comprobar la capacidad del
otorgante y sus poderes de representación.
La sociedad unipersonal: La sociedad limitada puede estar constituida
por una o más personas físicas o jurídicas que habrán de comparecer
personalmente o debidamente representadas al acto del otorgamiento de la
escritura, y que deberán tener asignado el correspondiente NIF. En el caso de socios
menores o incapacitados intervendrán sus representantes legales.
La sociedad
unipersonal es la constituida en escritura pública ante notario por un solo
socio fundador o aquella que, habiendo sido constituida inicialmente por dos o
más socios, se queda con un socio único al ser transmitidas a éste las acciones
o participaciones de los demás. La legislación española permite la sociedad
unipersonal tanto para las Sociedades Limitadas como para las Sociedades
Anónimas y opera en el tráfico como cualquier otra. Se debe hacer constar el
carácter de sociedad unipersonal, tanto en el Registro Mercantil como en toda
su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas y en todos los
anuncios que haya que publicar por disposición legal o estatutaria.
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