ELEVACIÓN A PÚBLICO DE ACUERDOS SOCIALES: DOCUMENTACIÓN Y MAYORIAS NECESARIAS

El documento notarial que con más frecuencia accede al Registro Mercantil es la escritura pública otorgada ante notario. A través de ella se constituyen las sociedades mercantiles y se elevan a público la mayoría de los actos y acuerdos sociales.

La escritura de elevación a público de acuerdos sociales documenta un negocio jurídico que otorga el órgano colegiado de la sociedad, Junta o Consejo de administración, para exteriorizar su voluntad. No se trata de una simple protocolización de un documento privado o de una certificación. Lo que se eleva a público es el acuerdo social y no la certificación. El certificado es un documento privado por el que el titular de la facultad certificante transcribe, en forma literal o por extracto, el contenido de un acta o del libro de actas.

 La elevación a instrumento público de los acuerdos sociales podrá realizarse tomando como base:

- el acta o libro de acta.

- Testimonio notarial de los mismos

- Copia autorizada del acta notarial

- Certificación de los acuerdos sociales que sería el supuesto más habitual

 Están facultados para elevar a público los acuerdos sociales: quienes tengan facultad para certificarlos siempre y cuando su cargo se encuentre vigente e inscrito. La facultad de certificar las actas y los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles corresponde:

a) Al Secretario y, en su caso, al Vicesecretario del órgano colegiado de administración, sea o no administrador. Las certificaciones se emitirán siempre con el Visto Bueno del Presidente o, en su caso, del Vicepresidente de dicho órgano. También podrá realizarse la elevación a público por cualquiera de los miembros del órgano de administración con nombramiento vigente e inscrito en el Registro Mercantil, cuando hubieren sido expresamente facultados para ello en la escritura social o en la reunión en que se hayan adoptado los acuerdos.

b) Al administrador único, o a cualquiera de los administradores solidarios.

c) En caso de administradores mancomunados la facultad de certificación se atribuye a los dos conjuntamente, pero uno sólo de ellos puede elevar a público los acuerdos si está expresamente facultado para ello en la junta general en la que se adopten los acuerdos.

d) Las decisiones del socio único, consignadas en acta bajo su firma o la de su representante, podrán ser ejecutadas y formalizadas por el propio socio o por los administradores de la sociedad.

e) Los Liquidadores si la sociedad está en fase de liquidación

f) La elevación a instrumento público por cualquier otra persona requerirá el otorgamiento de la oportuna escritura de poder.

 La documentación que se debe entregar por el representante de la sociedad es:

1.- Documento de identidad y en vigor del administrador o representante de la sociedad. En caso de tratarse de una persona extranjera deberá presentar ante el notario su pasaporte original y en vigor. Además, debe aportar el NIE junto al citado pasaporte

2.- Certificación del acuerdo social adoptado o de la decisión del socio único de la que resulte todos los acuerdos adoptados.

3.- Documentación relativa a la sociedad y al representante. El representante de la sociedad debe aportar la copia auténtica de la escritura de constitución de la sociedad, así como cualquier escritura posterior modificativa de los estatutos sociales

4.- Acta de titularidad real. Prácticamente siempre que alguien acuda a firmar a una notaría en nombre y representación de una sociedad será obligatorio que identifique en ese momento, ante el notario, que socios dentro de la compañía ostentan más del 25 % del capital social de la sociedad. Para llevar a cabo dicha identificación la Ley obliga a exhibir la copia autorizada del acta notarial denominada “Acta de titular real”.

 Si las personas que expiden el certificado del acuerdo social no están presentes en la notaría y no se puede cotejar su firma será necesario que el certificado del acuerdo social se aporte con las firmas legitimadas notarialmente. Si la Junta General no es universal será necesario aportar la copia del anuncio de la convocatoria.

 Sin embargo, cabe la posibilidad de que la certificación puede sea expedida por persona con cargo no inscrito. Se trata de la certificación del acuerdo por el que se nombre al titular de un cargo con facultad certificante, cuando haya sido extendida por el nombrado, y por tanto todavía no esté inscrito. En este caso, será necesario que se acompañe notificación fehaciente del nombramiento al anterior titular, con cargo inscrito, el cual tendrá un plazo de 15 días para impedir la inscripción acreditando haber interpuesto querella de falsedad documental contra el nombrado. No será necesario esta notificación si se acredite el consentimiento del anterior titular al contenido de la certificación, mediante su firma legitimada en dicha certificación o en documento separado ni cuando se acredite debidamente la declaración judicial de ausencia o de fallecimiento, la incapacitación o la defunción de aquél.

 Los acuerdos sociales: Mayorías necesarias.

Los acuerdos sociales: Los acuerdos sociales son las decisiones sobre los distintos puntos del orden del día, adoptados por los socios reunidos en Junta General válidamente constituida, mediante votación que reúna las mayorías exigidas.

 I-. En las sociedades limitadas los acuerdos sociales se adoptarán por mayoría de los votos válidamente emitidos, siempre que representen al menos un tercio de los votos correspondientes a las participaciones sociales en que se divida el capital social. No se computarán los votos en blanco. Por excepción:

 a) El aumento o la reducción del capital y cualquier otra modificación de los estatutos sociales requerirán el voto favorable de más de la mitad de los votos correspondientes a las participaciones en que se divida el capital social.

 b) La autorización a los administradores para que se dediquen, por cuenta propia o ajena, al mismo, análogo o complementario género de actividad que constituya el objeto social; la supresión o la limitación del derecho de preferencia en los aumentos del capital; la transformación, la fusión, la escisión, la cesión global de activo y pasivo, y la exclusión de socios requerirán el voto favorable de, al menos, dos tercios de los votos correspondientes a las participaciones en que se divida el capital social.

 No obstante, cabe pactar una mayoría reforzada, ya que, para todos o algunos asuntos determinados, los estatutos podrán exigir un porcentaje de votos favorables superior al establecido por la ley, sin llegar a la unanimidad. Los estatutos podrán exigir, además de la proporción de votos legal o estatutariamente establecida, el voto favorable de un determinado número de socios.

 II.- En cuanto a las sociedades anónimas los acuerdos sociales se adoptarán por mayoría simple de los votos de los accionistas presentes o representados en la junta, entendiéndose adoptado un acuerdo cuando obtenga más votos a favor que en contra del capital presente o representado.

Y respecto de los acuerdos para los que se exige una mayoría reforzada como son los acuerdos de aumento o reducción del capital y cualquier otra modificación de los estatutos sociales, la emisión de obligaciones, la supresión o la limitación del derecho de adquisición preferente de nuevas acciones, así como la transformación, la fusión, la escisión o la cesión global de activo y pasivo y el traslado de domicilio al extranjero, si el capital presente o representado supera el cincuenta por ciento bastará con que el acuerdo se adopte por mayoría absoluta. Sin embargo, cuando en segunda convocatoria concurran accionistas que representen el veinticinco por ciento o más del capital suscrito con derecho de voto sin alcanzar el cincuenta por ciento, se requerirá el voto favorable de los dos tercios del capital presente o representado en la junta. También cabe que en las sociedades anónimas los estatutos sociales puedan elevar las mayorías previstas para los acuerdos citados.