EL ACTA NOTARIAL DE LA JUNTA DE SOCIOS: REQUISITOS Y EFECTOS.

El acta notarial de la Junta.

 El notario en la junta de general de socios puede levantar dos clases de actas:

-       Un acta de presencia en la que el notario se limita a reseñar lo que ve oye y percibe. Es una acta que sólo tiene valor como medio de prueba y se rige por la legislación notarial.

-       Y el Acta de Junta General que el notario levanta cuando es requerido especialmente por el órgano de administración, y que, precisamente, tiene la consideración de” Acta de la Junta". Se regula en la Ley de Sociedades de Capital y en el Reglamento del Registro Mercantil. El acta notarial no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración de acta de la junta y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre Ahora bien el acta no eleva a público los acuerdos, de modo que para que estos puedan acceder al Registro Mercantil, se precisa una posterior escritura de elevación a público que tome como base dicha acta. El acta notarial de la Junta es especialmente útil en el seno de juntas conflictivas como forma de protección de los derechos de las minorías.

 El requerimiento al Notario para levantar acta notarial de la junta lo hace la propia sociedad a través de los administradores, salvo en el supuesto de Junta Universal. Si hay un consejo de administración será necesario un acuerdo del consejo, que podrá delegar en un consejero. Los administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta de la junta general y estarán obligados a hacerlo siempre que, con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima o el cinco por ciento en la sociedad de responsabilidad limitada. En este caso, los acuerdos sólo serán eficaces si constan en acta notarial. En este caso, los socios minoritarios pueden pedir una anotación preventiva en el Registro Mercantil que provoca que, durante la vigencia de la anotación, los acuerdos que se adopten en la Junta, únicamente pueden acceder al registro mercantil si constan en el acta notarial solicitada.

 Si los administradores no atienden oportunamente la solicitud de convocatoria de la junta general efectuada por la minoría, podrá realizarse la convocatoria, previa audiencia de los administradores, por el Secretario judicial o por el Registrador mercantil del domicilio social. El requerimiento debería ser atendido también cuando se haga por administradores con cargo caducado si el requerimiento notarial se refiera a la celebración de la junta general siguiente.

 Contenido del acta: El Notario que hubiese sido requerido por los administradores para asistir a la celebración de la Junta y levantar acta de la reunión, juzgará la capacidad del requirente y, salvo que se trate de Junta o Asamblea Universal, verificará si la reunión ha sido convocada con los requisitos legales y estatutarios, denegando en otro caso su ministerio. Una vez aceptado el requerimiento, el Notario se personará en el lugar, fecha y hora indicados en el anuncio, y procederá a asegurarse de la identidad y de los cargos de Presidente y Secretario de la reunión.

 Durante la Junta, corresponde al Presidente formar la lista de los asistentes, dar por constituida la Junta, señalar las propuestas que se sometan a votación, declarar los resultados de la votación y proclamar los acuerdos finalmente adoptados. El Notario recoge todas estas manifestaciones del Presidente, así como las protestas o reservas de los asistentes. Y no corresponde al Notario calificar la legalidad de los hechos que consigna en el acta y, salvo en caso de delito, no interrumpirá su actuación.

 El Notario dará fe de los siguientes hechos o circunstancias:

-       - Fecha y lugar del territorio nacional o del extranjero en que se hubiere celebrado la reunión.

-    -Fecha y modo en que se hubiere efectuado la convocatoria, salvo que se trate de Junta o Asamblea universal.

-      --Texto íntegro de la convocatoria o, si se tratase de Junta o Asamblea universal, los puntos aceptados como orden del día de la sesión.

-       -De la identidad del Presidente y Secretario, expresando sus cargos.

-       -De la declaración del Presidente de estar válidamente constituida la Junta y del número de socios con derecho a voto que concurren personalmente o representados y de su participación en el capital social.

-       -De que no se han formulado por los socios reservas o protestas sobre las anteriores manifestaciones del Presidente y, en caso contrario, del contenido de las formuladas, con indicación de su autor.

-       - De las propuestas sometidas a votación y de los acuerdos adoptados, con transcripción literal de unas y otros, así como de la declaración del Presidente de la Junta sobre los resultados de las votaciones, con indicación de las manifestaciones relativas al mismo cuya constancia en acta se hubiere solicitado.

-      - De las manifestaciones de oposición a los acuerdos y otras intervenciones cuando así se solicite, consignando el hecho de la manifestación, la identificación del autor y el sentido general de aquélla o su tenor literal si se entregase al Notario texto escrito, que quedará unido a la matriz.

N No será necesario que el Notario haga una transcripción literal de las intervenciones expresadas en ella, a menos que se solicite por persona con interés legítimo y se entregue al notario el texto escrito, en cuyo caso el texto quedará unido a la matriz. Notario podrá excusar la reseña de las intervenciones que, a su juicio, no fueren pertinentes por carecer de relación con los asuntos debatidos o con los extremos del orden del día. Cuando apreciare la concurrencia de circunstancias o hechos que pudieran ser constitutivos de delito podrá interrumpir su actuación haciéndolo constar en el acta.

 Si las sesiones se prolongan durante dos o más días consecutivos, la reunión de cada día se consignará como diligencia distinta en el mismo instrumento y por orden cronológico.

 La diligencia relativa a la reunión, extendida por el Notario en el propio acto o, ulteriormente, en su estudio con referencia a las notas tomadas sobre el lugar, no necesitará aprobación, ni precisará ser firmada por el Presidente y el Secretario de la Junta. Solo el acta notarial que haya sido requerida por los administradores y cumpla el resto de los requisitos legales y reglamentarios preceptivos tendrá la consideración de acta de la Junta y, como tal, se transcribirá en el Libro de actas de la sociedad. A partir de la fecha de su cierre podrán ejecutarse los acuerdos que consten en ella

 Pago de los honorarios notariales

Los honorarios notariales serán siempre de cargo de la sociedad (art. 203.3 LCS) y ello aun cuando el requerimiento lo hubiesen solicitado los socios minoritarios. El coste puede variar en función de los folios, diligencias, testimonio, documentación que se incorpore y tiempo de la reunión. A modo orientativo un acta de Junta suele costar entre 250 y 350 euros.