Tema 10: El Otorgamiento y la autorización. Escuela notarial. Notaría de Nervión

Tema 10: El Otorgamiento y la autorización.

El Otorgamiento. Las reservas y advertencias legales. El archivo de datos personales. El consenti-miento de los otorgantes. La lectura. La autorización.

La última parte de la escritura es el otorgamiento que comprende:

1.- las reservas y advertencias legales que hace el notario a los interesados.

2.- el consentimiento de los otorgantes.

3.- la lectura del instrumento.

4.- la autorización.

I.- Las reservas y advertencias legales son informaciones que hace el notario a los otorgantes para que cumplan determinados requisitos posteriores o tenga en cuenta la existencia de determinas limita-ciones sobre los derechos adquiridos. Así podíamos reseñar la obligación de inscribir en los Registros Públicos, la de cumplir obligaciones fiscales, las limitaciones derivadas de las viviendas de protec-ción oficial o de espacios naturales protegidos, de la existencia de retractos legales y de otras limi-taciones que se deriven de la legislación específica que se refiera al derecho que se adquiera (uni-dades mínimas de cultivo, carácter indivisible de la parcela, excesos o defectos de cabidas, inmatri-culación de fincas).

En principio las reservas y advertencias legales se hacen de palabra y se hacen constar en el texto de la escritura con al expresión genérica “hago de palabra las reservas y advertencias legales”; sin embargo hay determinadas advertencias que es necesa-rio hacer de forma expresa en el texto de la escritura donde mejor encaje y no necesariamente en el otorgamiento. Así se pueden citar las siguientes:

a.- La de la prevalencia de la situación registral en el momento de la presentación de la escritura frente a la información registral presente en el otorgamiento. Esta advertencia se hace en el apartado de cargas dentro del expositivo.

b.- La advertencia que debe hacerse en toda escri-tura de capitulaciones matrimoniales que la modifi-cación del régimen económico del matrimonio no per-judicará los derechos adquiridos por terceros.

c.- la obligación de hacer constar en la escritura la negativa a facilitar los medios de pagos del precio o la no acreditación del NIF o de la referencia catastral.

d.- el sometimiento a determinadas consecuencias fiscales como es la afección real al pago de la cuota del IBI a que se refiere el art. 64 de la Ley de Haciendas Locales.

e.- hacer constar que el documento se ha redactado conforme a minuta y obedece a las condiciones gene-rales de la contratación

f.- en caso de representación no acreditada o insu-ficiente la advertencia de la necesaria ratificación o acreditación de la representación alegada. Indicación que se hace en la intervención.

Tema 9: La representación de las Sociedades Li-mitadas. Escuela notarial. Notaría de Nervión.

Tema 9: La representación de las sociedades limitadas. El administrador único, solidario y mancomunado. El Consejo de Administración. El Consejero Delegado. La certificación de los acuerdos sociales. La reseña de los datos personales del representante y de la sociedad representada. La adaptación de la sociedad a la ley de 23 de marzo de 1995 y la redenominación del capital social al euro. La acreditación de su representación. El juicio de suficiencia.

Cuando quien compra o vende o hipoteca no es un particular sino una sociedad u otro tipo de entidad (cooperativa, ayuntamiento, fundación, ect) hace falta que en la escritura intervenga un representante. Esto es lo que se conoce como representación orgánica. Nos ceñiremos ahora al supuesto más normal que es el de las sociedades limitadas.

En las sociedades limitadas el representante orgánico puede ser: el administrador único, el administrador solidario (que lo es junto con otros u otros que actúan indistintamente) los administradores mancomunados (que actúan conjuntamente y por tanto la firma es dual) y el consejo de administración (que actúa de forma colegiada, es decir a la sociedad la representa el consejo y el representante del consejo de administración es su Presidente). El Presidente tiene la representación del Consejo pero necesita para poder firmar el acuerdo del Consejo que le faculta para el acto de que se trate; este acuerdo de la sociedad lo expide el Secretario con el visto bueno del Presidente. El Consejo puede tener delegadas las facultades de representación en unos o varios Consejero-Delegados que actúan como si fueran administradores de la sociedad con las limitaciones que resulten de los estatutos. En líneas generales este sería el esquema de la representación de las sociedades limitadas. Añadir que las sociedades limitadas tienen que estar adaptadas a la Ley de 23 de marzo de 1995 y su capital social redenominado a euros (ya casi todas están adaptadas y pasado su capital a euros). Por último no olvidar que estos representantes orgánicos pueden otorgar poderes y estos apoderados ser por delegación representantes de la sociedad. También cabe la posibilidad que a una sociedad la represente otra sociedad.

En la escritura en la que intervenga una sociedad hay que relacionar además de los datos personales del representante (no es necesario hacer constar su estado civil ni su domicilio) los datos de la sociedad representada que son los siguientes:
Nombre de la sociedad, domicilio, escritura de constitución (fecha, notario autorizante y número de protocolo), escritura de adaptación en su caso, datos de inscripción en el Registro Mercantil (tomo, libro folio hoja), y CIF.
A continuación hay que reseñar la fuente de la representación (es decir la escritura de donde deriva la representación del compareciente, que puede ser la propia escritura de fundación, o una escritura posterior de elevación a público de acuerdos sociales por el que se nombra al compareciente re-presentante de la sociedad o se le renovó el car-go). Copia autorizada de esta escritura tiene que ser exhibida al notario, y este comprobar el nom-bramiento y aceptación del representante de la sociedad. La copia debe estar inscrita en el Registro Mercantil, pero si no lo está se consigna como pendiente de inscripción y el acto que signe el representante será inscribible, pues el nombramiento de los administradores surte efectos desde su acepta-ción. También puede decirse lo mismo de los apode-rados generales y especiales de obligatoria inscripción. Sólo hay un supuesto en que el representante si no tiene el cargo inscrito su nombramiento no produce ningún efecto, y es el del Consejero De-legado (art.249 de la LSC).

Una vez acreditada la existencia de la sociedad y la fuente de la representación, el notario debe expresar el juicio de suficiencia de la representación (lo que en otro lugar hemos llamado el bastan-teo) con relación al acto o contrato que se pretende firmar. Este juicio de suficiencia tiene que ser congruente, y no lo será si se dice que tiene facultades para cancelar hipotecar y lo que se está haciendo es vender una finca. El juicio de suficiencia por sí, por definción, salva la autocontratación, es decir el posible conflicto de intereses entre el representante y la entidad representada, pero para evitar equívocos es mejor añadirlo al juicio de suficiencia si se da el caso. (se diría considero suficienter la representación alegada con salvaguarda expresa de la autocontratación). Por último en cumplimiento de la legislación de prevención de blanqueo de capitales se debe hacer constar el objeto social y quiénes son los socios que tienen más de un veinticinco por ciento en el capital social, obligación que se hace constar bajo el epígrafe de identificación del titular real. Esta identificación del titular real puede hacer con remisión a un acta notarial o a una instancia privada para preservar así la salvaguarda de los datos personales, pero si representante de la sociedad no tiene inconveniente es méjor hacerlo constar en el cuerpo de la intervención en la propia escritura.  

A continuación va el modelo general de la representación de las sociedades limitadas:

Administradores solidario o único o mancomunado: