Escuela notarial. Tema 1: Encabezamiento de escrituras y comparecencia. Notaria de Nervión.

Tema 1: Encabezamiento de escrituras y comparecencia:

I.- ENCABEZAMIENTO: El número de protocolo. La calificación del documento. Lugar y fecha de otorgamiento. Notario autorizante. Circunstancias personales: Nombre y apellidos. edad, estado civil, profesión, régimen económico matrimo-nial, domicilio, vecindad civil, nacionalidad, documento nacional de identidad, número de identificación fiscal. Clases de comparecientes: Principales y Secundarios. La au-tocomparecencia.

1.- La primera línea es el número de protocolo en mayúsculas..

2.- La segunda línea es la clase de escritura o acta. Es lo que se llama la calificación del documento que tiene que hacerse de la forma más precisa y completa posible. (ESCRITURA DE COMPRAVENTA Y SUBROGACION EN PRESTAMO HIPOTECARIO Y AVAL). Si la escritura se hace con arreglo a minuta se puede añadir entre paréntesis y en minúsculas (redactada con arreglo a minuta facilitada por ....).

3.- La tercera línea es el lugar y la fecha. Si el documento se otorga fuera del despacho notarial se ha de indicar (en el domicilio del testador o del requirente). Añadir al lugar siempre la demarcación o residencia del notario autorizante. Además del día, mes y año es facultativo agregar otros datos cronológicos como la hora exacta, lo que por otra parte es obligatorio si el documento es un testamento.

“En Sevilla, mi residencia, a diez de marzo de dos mil seis.”

Si el documento se otorga fuera de la ciudad de residencia en otro municipio, se pondría.

“En Gines, a diez de marzo de dos mil seis.

Ante mí, *, Notario del Ilustre Colegio de Andalucía con demarcación en Sevilla, y por su libre elección,”

4.- La cuarta línea se refiere al notario autorizante con la fórmula tradicional Ante mí. (con acento) con indi-cación del colegio. Se pude añadir que el notario autorizante lo es por su libre elección. El nombre del notario no hace falta ponerlo en mayúscula.

“Ante mí, *, Notario del Ilustre Colegio de Andalucía, y por su libre elección”,

Si el documento se otorga por notario distinto del titular del protocolo

“Ante mí, *, Notario del Ilustre Co-legio de Andalucía como sustituto por imposibilidad accidental (o por licencia (o por incompatibilidad personal) del notario de esta capital don * y para su protocolo,-------------

II COMPARECENCIA: CIRCUNSTANCIAS PERSONALES

1.- NOMBRE Y APELLIDOS.

Es básico reseñar de forma exacta el nombre y los dos apellidos. Para evitar confusión sería conveniente en los nombres y apellidos compuestos su unión por guión, pero sólo en los nombres cuando el segundo nombre pueda confundirse con un apellido (por ejemplo José-Marcos Flores García es más claro así que sin guión, en los demás casos es incorrecto por ejemplo José-María).

Los extranjeros usan a veces un solo apellido. Las extranjeras casadas con españoles toman el apellido de su marido, pero sería mejor añadir su apellido de soltera (Elena Sánchez, de soltera Elena Rubestein).

Si el apellido o apellidos no fueran lo suficientemente individualizadores y pudieran motivar confusión con otra persona o parientes que se llamen igual, el art. 157 del RN dice que puede agregarse su filiación (José Sánchez Sánchez, hijo de Juan Sánchez y María Sánchez).

Es facultativo añadir al nombre y apellidos los títulos, honores o dignidades que tuviere la persona (Marqués de Castilleja, Alcalde, Párroco).

Si tiene un nombre distinto al usado habitualmente, lo correcto es poner los dos (Antonio López Martín, también conocido como Manuel López Martín). Pero el que debe constar primero es el que resulta del DNI.

Lo mismo sucede si el apellido, sobre todo si acaba en vocal, puede tener distinta nomenclatura en el DNI y en la documentación aportada (así Linero, Granado, Punta, se escriben otras veces como Lineros, Granados, Puntas) al escribirse en algunos casos con la letra ese al final: por lo que si hay esa ambivalencia, debe recogerse en la escritura diciendo Antonio Linero Campo, también conocido como Antonio Lineros Campos.

En caso de funcionarios públicos que intervengan por razón de su cargo bastará con consignar su nombre y apellidos sin necesidad de reseñar su estado civil y domicilio.

Para los apellidos extranjeros se debe transcribir el nombre y apellido de forma correcta, haciendo constar si también existen abreviaturas, traducciones o distintas formas de escribir el mismo. En cuanto a las mujeres, hacer constar siempre su apellido de nacimiento. No podemos ni debemos en este momento exigir la acreditación del mismo. Sólo lo haremos cuando se trate de vender y éste sea el único dato de identifica-ción concordante con su nombre anterior. En todo caso, a las mujeres extranjeras y por ésta singularidad de pérdida de apellido por matrimonio, es muy conveniente hacer constar en su comparecencia, EL LUGAR Y LA FECHA DE NACIMIENTO, ya que son datos que constan en sus documentos de identidad tanto presentes como futuros y añaden más individualidad a su persona.

2.- EDAD

En general basta consignar que es mayor de edad. Pero con los menores debe indicarse su fecha de nacimiento. La edad de los menores de más de dieciséis años debe ser acreditada (certif. de nacimiento, libro de familia o DNI) cuando comparece para ser emancipados o para consentir un acto de disposición.

En las herencias como quiera que los menores de veintiún años tienen una serie de beneficios fiscales y para el cálculo de la cuota usufructuaria del cónyuge viudo es necesario poner la fecha de nacimiento de todos. También en las compraventas y préstamos hipotecarios los menores de treinta y cinco años tienen en Andalucía reconocida una rebaja en el ITP y AJD por lo que es aconsejable poner la fecha de nacimiento.

El emancipado debe acreditar su condición mediante certificación o escritura inscrita en el Registro Civil, a no ser que en la propia escritura de emancipación se haya instado la inscripción en cuyo caso bastará reseñar que en la escritura de emancipación figura nota de remisión de copia al registro civil para su inscripción. La causa de la emancipación debe constar (emancipado por concesión de los padres, por concesión judicial o por matrimonio).

3.- ESTADO CIVIL

El estado civil no hay que acreditarlo basta su manifestación que tiene la consideración de afirmación solemne. No obstante, en caso de necesidad la prueba es la certificación del Registro Civil.

Hay cinco estados civiles: soltero, casado, viudo, divorciado y separado judicialmente (bastaría decir separado pero para evitar confusión con la separación de hecho o el régimen de separación de bienes es mejor matizar). La separación judicial no hay que acreditarla.

También puede hacerse constar a instancia de los interesados la situación de separación o unión de hecho.

En caso de representación no es necesario hacer constar el estado civil del representante pero si el del representado. El art. 51, 9 RH en caso de representación sólo pide las circunstancias que identifiquen al representante.

Sería aconsejable que cuando el que transmita una vivienda no sea casado se manifieste además que no convive o no constituye pareja de hecho con persona alguna. Así lo exige alguna legislación foral como la catalana.

4.- REGIMEN ECONOMICO MATRIMONIAL

A.- Regla general.

En principio si la vecindad o regionalidad es común o de territorio no aforado (las dos Castillas, Madrid, Andalucía, Extremadura, Canarias, Murcia, Asturias, Cantabria, Rioja, fundamentalmente) y el régimen manifestado es el legal supletorio de sociedad de gananciales no hay que acreditarlo, bastando su manifestación. Se dice después del estado civil que está casado en régimen legal de sociedad de gananciales.

Por tanto si se manifiesta otro régimen (separación de bienes o participación) será necesaria la prueba para la inscripción del documento en Registro de la Propiedad mediante las capitulaciones inscritas en el Registro Civil o mediante certificado del Registro Civil. Esta acreditación es insoslayable si es el comprador el que alega este régimen distinto del de la sociedad de gananciales. En cambio no es necesario si el que alega el régimen de separación o participación es el vendedor (pues o bien comparece el otro cónyuge o la adquisición se produjo bajo la vigencia del régimen alegado y ya está inscrito con carácter privativo).

Una vez acreditado al notario el régimen de separación o de participación con indicación de los datos de la escritura de capitulaciones y las circunstancias indicadoras de su inscripción en el registro civil no hace falta que se vuelva a acreditar ante el Registro. No hay que acompañar por tanto testimonio de las capitulaciones ni del certificado de matrimonio.

Si el documento es mercantil, (constitución de sociedad en la que no se aporten bienes inmuebles, o elevación a público de acuerdo sociales) no es necesario la acreditación del régimen económico matrimonial, basta su manifestación.

B) Excepciones.

Si la vecindad es foral de Cataluña o Baleares (y ahora también Valencia) su régimen económico supletorio de primer grado es el de separación de bienes. En este caso sería conveniente decir (régimen legal no pactado de Separación de bienes).

Y si el que comparece como catalán o balear alega el régimen de gananciales y lo hace como comprador, además de manifestarlo deberá acreditarlo para la inscripción del documento en el Registro de la Propiedad. Se diría casado en régimen pactado de sociedad de gananciales. Habría que indicar la escritura de capitulaciones y los datos de su inscripción en el Registro Civil.

En Navarra, País Vasco, Galicia y Aragón el régimen legal es también de comunidad.

En caso de extranjeros compradores el art. 92 RH permite que se pueda comprar con sujeción a su régimen matrimonial con indicación de éste si constare. Si no consta se permite la referencia al régimen desconocido derivado de su ley personal. En la escritura se diría que compra o compran con sujeción al régimen matrimonial derivado de su estatuto personal, y se haría la advertencia que mientras no se acredite que el régimen extranjero no es de comunidad se precisaría para la enajenación de la finca adquirida el consentimiento del cónyuge si éste no comparece en la compra. Pero si los compradores alegan régimen de separación (griego) o participación (alemán) o en los casos de ausencia de régimen (inglés) es necesario precisar la cuota que adquiere cada uno sin que pueda presumirse que es por mi-ad, por lo que lo aconsejable es decir siempre que compra por mitad conforme al régimen económico matrimonial que se derive de su estatuto personal. En caso de duda solicitar certificación consular que acredite el régimen económico matrimonial.

5.- PROFESION

Ha dejado de ser un dato voluntario y es de reseña obligatoria en todos los documentos públicos. La normativa sobre blanqueo de capitales a restaurado la obligación antigua del reglamento notarial de hacer constar la profesión del otorgante, y así poder comprobar y valorar si la operación que se autoriza es notoriamente incoherente o desproporcionada con esta ocupación.

6.- NACIONALIDAD Y VECINDAD O REGIONALIDAD

La nacionalidad española se presume y va insita en el DNI. La vecindad civil es un concepto distinto de la vecindad administrativa. La vecindad civil es el vínculo que determina la sujeción al Derecho Civil Común que tienen la mayoría de las comunidades autónomas o la sujeción a algunos de los Derechos Forales que conviven en nuestro ordenamiento jurídico. Hay una presunción general en los territorios de derechos común que los comparecientes que allí viven tienen vecindad civil común. Por tanto por regla general no se hace constar que tienen vecindad civil común. La reseña de la vecindad civil común sólo parece necesaria cuando el documento va a surtir efectos en algún territorio de derecho foral.

En cuanto a la vecindad civil foral se hará constar en la escritura obligatoriamente cuando el documento se otorgue en territorio de derecho común por lo que manifieste o acredite el compareciente. Mejor que emplear la palabra regionalidad o vecindad que puede inducir error sería utilizar la expresión aforado al derecho civil catalán, balear, aragonés, navarro o vasco.

En caso de duda solicitar certificación de matrimonio o libro de familia.

La comparecencia de extranjeros exige al notario la reseña de su nacionalidad y de los documentos personales, especialmente si tiene tarjeta de residente. Para los gentilicios puede consultarse la Web http://publications.eu.int/code/pdf/5000500-es-pays-2005.pdf.

LGT y IRPF exigen la fijación de un domicilio en España a efectos de notificaciones fiscales y la designación, en ciertos casos, de un apoderado que represente en España fiscalmente al extranjero. Son cosas distintas, el domicilio es preciso y obligatorio, sobre todo para las revisiones de las autoliquidaciones del impuesto y a efectos catastrales, el representante fiscal, cuando exista, no necesita constar en el título, pero a menudo se aprovecha la escritura para nombrarlo (apoderarlo), o indicar quien es facilitando sus datos como receptor de las dichas comunicaciones fiscales.

7.- DOMICILIO

La vecindad administrativa es el domicilio. Se debe expresar: Calle, número, planta, puerta, localidad, munici-pio. Si estuviera en mitad del campo basta con indicar el término y el nombre del lugar y cualquier otro dato de lo-calización. Un dato conveniente a introducir junto al domicilio es el código postal.

Si lo que compra va a ser su domicilio debe indicarse ya en la comparecencia, y evitar el trasladar el que conste en el DNI.

8.- DOCUMENTO DE IDENTIDAD

La obligatoria reseña del DNI puede cumplirse tomando el número del permiso de conducir  pero en este caso el notario deberá dar fe de conocimiento y no de identificación que sólo puede hacerse a través del DNI o del pasaporte. En cuanto al carné de conducir se discute respecto del nuevo carné que aparece con garantías si-milares al DNI. Lo que es seguro es que no cabe la identificación por el carné de circulación antiguo.

El documento personal de los extranjeros residentes es la tarjeta de residencia vigente o en trámite de prórroga. Los no residentes acreditan su identidad mediante pasaporte en vigor o título de identidad si son países de la CEE.

En todo caso el documento utilizado debe contener foto y firma del otorgante, si no contiene firma el notario exi-girá que se ponga la huella digital en el instrumento ( ar-tículo 187,2 RN).

No será preciso aportar el documento de identidad cuando el objeto del documento sea exclusivamente hacer manifestaciones u otorgar poderes en relación a un expediente administrativo o judicial de asilo, acogida de refugiados, repatriación u otro similar siempre que quede constancia de la huella digital y fotografía del compareciente.

Tampoco se hará constar la indicación del documento nacional de identidad cuando se trate de funcionarios públicos que actúen por razón de sus cargos.

9.- NIF o CIF

Si se trata de escrituras con trascendencia tributaria es obligatoria la indicación de los NIF de los otorgantes así como los de las personas o entidades en cuya represen-tación actúen.

Los extranjeros deberán solicitarlo con carácter previo.

Debe ser acreditado EN TODO CASO, por lo que no valen fotocopias ni otro tipo de manifestaciones, sino que han de resultar de un documento original (el propio de concesión, o una etiqueta de hacienda, recibo de contribución, escritura anterior donde se haya acreditado...)
De la normativa contra el fraude se desprende que la negativa a expresar el número de identificación fiscal o la no acreditación del mismo, impedirá la inscripción del documento en el registro, considerándose que adolece de un defecto subsanable que exigirá el otorgamiento DE NUEVA ESCRITURA (artículo 254.4 de la LH), lógicamente de aclaración o complemento de la anterior y sólo por la parte que se haya negado a aportar o a acreditar su N.I.F.

El RD 1804/2008 de 3 de noviembre establece la obligación de expresar en la escritura la advertencia expresa sobre la existencia del defecto subsanable que impedirá la inscripción de la misma.

En la práctica, debe aconsejarse a toda perso-na no residente que en una de las hojas de su pa-saporte “se pegue” una etiqueta adhesiva expedida por la administración tributaria competente.

 Por otro lado, la Resolución DGRN de 4 de septiembre de 2007, BOE 02/10/07, sobre los NIE DE LOS MENORES DE 14 AÑOS considera que no es necesario ya que no tienen obligación de obtener DNI.

La doctrina de esta resolución debe encuadrarse y revisarse ya que el ar-tículo 19.2 del RD 1065/2007 de 27 de julio que aprueba el reglamento de gestión, inspección y procedimiento de aplicación de los tributos, exige que los menores de 14 años que no tengan DNI para sus operaciones de trascendencia tributaria deberán obtener obligatoriamente un número de identificación fiscal propio.

CLASES DE COMPARECIENTES.

1.- COMPARECIENTES PRINCIPALES.- Son los que otorgan el documento, y puede ser uno sólo o varios.

Hay que tener previsto en los modelos estas posibilidades para evitar errores. Sólo poner en negrita y en mayúscula el nombre. En las comparecencias dobles de esposos suele anteponerse el marido, pero esto no es obligatorio, y se aconseja poner primero a la mujer.

A.- DO*, mayor de edad, casad* en régimen de *sociedad de gananciales con do*, de profesion, vecin* de esta villa, con domicilio en calle* número *, código postal *, y pro-vist* de su D.N.I./ N.I.F. número *.

B.- DOÑA *, y DON *, mayores de edad, casados en régimen de *sociedad de gananciales, de profesión * y *,vecinos de *esta villa, con domicilio *común en *, número *, código postal *. provistos de sus DD.NN.II / NN.II.FF. números * y *, respectivamente.

C.- En algunos documentos (herencias, testamentos, adquisición de derechos de usufructos o constitución de contrato de vitalicio, determinadas compraventas por menores de 35 años) hay que poner la fecha de nacimiento.

DO*, nacid* el día * de * de *, viud* , de profesión *, vecin* de esta villa, con domicilio en calle* número *, código postal * y provist* de su D.N.I./N.I.F. número *.

2.- COMPARECIENTES SECUNDARIOS

Lo son los testigos, arrendatarios renunciantes, cónyuges confesantes etc. Su presencia debe resultar de la com-parecencia, y en la intervención reseñar la finalidad de su actuación (en su calidad de testigos, para confesar el carácter privativo de la adquisición, o renunciar al derecho de adquisición preferente, para consentir, para completar la capacidad de su hijo emancipado).

3.- Auto comparencia del notario. Puede utilizarse para poderes, actas y testamento con la fórmula “Por mí y ante mí.

4.- Identificación del titular real.- La ley 10/2010 exige que, cuando comparezca una persona jurídica, se compruebe en todo caso la estructura social y el control de la misma, identificando al titular real de la operación que se está autorizando.

Para ello, en todos los casos, hay que preguntar al compareciente representante:

 1.- si existe en la composición del capital, algún socio que tenga la propiedad o el control de más del 25 % de la persona jurídica.

 2º.- solicitar de dicho compareciente los datos identificativos de esa persona.

 No será necesario realizar esas actuaciones y comprobaciones en el caso de personas jurídicas de carácter público, bancos o entidades financieras domiciliadas en la UE o países ter-ceros equivalentes, o sociedades que coticen en bolsas o mercados de la UE o países terceros o equivalentes.

En cualquier caso, la normativa de blanqueo impone la obligación de conservación de los documentos de existencia, personalidad y representación de las entidades jurídicas. El plazo ha sido aumentado por la ley 10/2010 de 28 de abril (BOE 29 abril) de prevención del blanqueo de capitales de la financiación del terrorismo, en su artículo 25 a 10 años. Ese plazo era de 6 años en la normativa anterior: artículo 4 de la Orden EHA/114/2008 de 29 de enero.

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