Tema 1: Encabezamiento de escrituras y comparecencia:
I.- ENCABEZAMIENTO: El número de protocolo. La calificación del documento. Lugar y fecha de otorgamiento. Notario autorizante. Circunstancias personales: Nombre y apellidos. edad, estado civil, profesión, régimen económico matrimo-nial, domicilio, vecindad civil, nacionalidad, documento nacional de identidad, número de identificación fiscal. Clases de comparecientes: Principales y Secundarios. La au-tocomparecencia.
1.- La primera línea es el número de protocolo en mayúsculas..
2.- La segunda línea es la clase de escritura o acta. Es lo que se llama la calificación del documento que tiene que hacerse de la forma más precisa y completa posible. (ESCRITURA DE COMPRAVENTA Y SUBROGACION EN PRESTAMO HIPOTECARIO Y AVAL). Si la escritura se hace con arreglo a minuta se puede añadir entre paréntesis y en minúsculas (redactada con arreglo a minuta facilitada por ....).
3.- La tercera línea es el lugar y la fecha. Si el documento se otorga fuera del despacho notarial se ha de indicar (en el domicilio del testador o del requirente). Añadir al lugar siempre la demarcación o residencia del notario autorizante. Además del día, mes y año es facultativo agregar otros datos cronológicos como la hora exacta, lo que por otra parte es obligatorio si el documento es un testamento.
“En Sevilla, mi residencia, a diez de marzo de dos mil seis.”
Si el documento se otorga fuera de la ciudad de residencia en otro municipio, se pondría.
“En Gines, a diez de marzo de dos mil seis.
Ante mí, *, Notario del Ilustre Colegio de Andalucía con demarcación en Sevilla, y por su libre elección,”
4.- La cuarta línea se refiere al notario autorizante con la fórmula tradicional Ante mí. (con acento) con indi-cación del colegio. Se pude añadir que el notario autorizante lo es por su libre elección. El nombre del notario no hace falta ponerlo en mayúscula.
“Ante mí, *, Notario del Ilustre Colegio de Andalucía, y por su libre elección”,
Si el documento se otorga por notario distinto del titular del protocolo
“Ante mí, *, Notario del Ilustre Co-legio de Andalucía como sustituto por imposibilidad accidental (o por licencia (o por incompatibilidad personal) del notario de esta capital don * y para su protocolo,-------------
II COMPARECENCIA: CIRCUNSTANCIAS PERSONALES
1.- NOMBRE Y APELLIDOS.
Es básico reseñar de forma exacta el nombre y los dos apellidos. Para evitar confusión sería conveniente en los nombres y apellidos compuestos su unión por guión, pero sólo en los nombres cuando el segundo nombre pueda confundirse con un apellido (por ejemplo José-Marcos Flores García es más claro así que sin guión, en los demás casos es incorrecto por ejemplo José-María).
Los extranjeros usan a veces un solo apellido. Las extranjeras casadas con españoles toman el apellido de su marido, pero sería mejor añadir su apellido de soltera (Elena Sánchez, de soltera Elena Rubestein).
Si el apellido o apellidos no fueran lo suficientemente individualizadores y pudieran motivar confusión con otra persona o parientes que se llamen igual, el art. 157 del RN dice que puede agregarse su filiación (José Sánchez Sánchez, hijo de Juan Sánchez y María Sánchez).
Es facultativo añadir al nombre y apellidos los títulos, honores o dignidades que tuviere la persona (Marqués de Castilleja, Alcalde, Párroco).
Si tiene un nombre distinto al usado habitualmente, lo correcto es poner los dos (Antonio López Martín, también conocido como Manuel López Martín). Pero el que debe constar primero es el que resulta del DNI.
Lo mismo sucede si el apellido, sobre todo si acaba en vocal, puede tener distinta nomenclatura en el DNI y en la documentación aportada (así Linero, Granado, Punta, se escriben otras veces como Lineros, Granados, Puntas) al escribirse en algunos casos con la letra ese al final: por lo que si hay esa ambivalencia, debe recogerse en la escritura diciendo Antonio Linero Campo, también conocido como Antonio Lineros Campos.
En caso de funcionarios públicos que intervengan por razón de su cargo bastará con consignar su nombre y apellidos sin necesidad de reseñar su estado civil y domicilio.
Para los apellidos extranjeros se debe transcribir el nombre y apellido de forma correcta, haciendo constar si también existen abreviaturas, traducciones o distintas formas de escribir el mismo. En cuanto a las mujeres, hacer constar siempre su apellido de nacimiento. No podemos ni debemos en este momento exigir la acreditación del mismo. Sólo lo haremos cuando se trate de vender y éste sea el único dato de identifica-ción concordante con su nombre anterior. En todo caso, a las mujeres extranjeras y por ésta singularidad de pérdida de apellido por matrimonio, es muy conveniente hacer constar en su comparecencia, EL LUGAR Y LA FECHA DE NACIMIENTO, ya que son datos que constan en sus documentos de identidad tanto presentes como futuros y añaden más individualidad a su persona.