Los documentos otorgados en el extranjero: Su legalización

LEGALIZACIÓN DIPLOMÁTICA DE DOCUMENTOS
El trámite de "legalización diplomática" puede ser explicado como el mecanismo a través del cual se produce la "confirmación", por parte de las autoridades diplomáticas, de la veracidad y exactitud del contenido de un documento oficial extranjero, para que pueda surtir efectos oficiales en otro país, distinto del de procedencia. El grado de complejidad de este tramite, e incluso la misma necesidad o no de su existencia, depende de la "nacionalidad" precisa del documento en cuestión y de los acuerdos bilaterales o internacionales que existan entre los dos países que entran en relación (el de producción del documento y el de acogida).
Este trámite de legalización única, denominada "Apostilla", consiste en colocar sobre el propio documento una apostilla que certificará la autenticidad de los documentos públicos expedidos por las autoridades y funcionarios de la Administración General del Estado que vayan a surtir efecto en aquellos países a que se refiere el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961. Respecto a documentos judiciales, el trámite de la Apostilla lo realizarán los Secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, para los documentos notariales, la Apostilla la realizarán los Decanos de los Colegios Notariales. La "Apostilla" de los documentos públicos de la Administración General del Estado se tramita en los Servicios Centrales del Ministerio de Justicia y se puede solicitar personalmente por cualquier ciudadano en el Registro General del Ministerio de Justicia.
Así, y de acuerdo con lo anteriormente indicado, se puede establecer el siguiente cuadro
1.- El trámite de la "legalización diplomática" no existe entre los países miembros de la Unión Europea (espacio único europeo: Alemania, Austria, Bélgica, Dinamarca, España,Finlandia, Francia, Grecia, Holanda, Irlanda, Islandia, Italia, Luxemburgo, Liechtenstein,Noruega, Portugal, Reino Unido y Suecia).
2.- El caso más simple de "legalización diplomática" es el que reduce dicho trámite a la mera estampación sobre el documento en cuestión de un simple sello: la "APOSTILLA DE LA HAYA". Este es el caso que se debe aplicar a los documentos entre los países firmantes del citado Convenio de la Haya:Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Bahamas,Barbados, Bélgica, Belice, Bielorrusia, Bosnia-Hercegobina, Botswana, Brunei-Darussalan, Bulgaria, Colombia, Croacia, Chipre, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia,España, EE.UU., Estonia, Federación de Rusia, Fidji, Finlandia, Francia, Grecia, Hungria,Irlanda, Isla Mauricio, Islas Marshall, Israel, Italia, Japón, Kazakhstán, Lesotho, Letonia,Liberia, Liechtenstein, Luxemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, México, Mónaco, Namibia,Niue, Noruega, Países Bajos, Panamá, Portugal, Reino Unido, República Yugoslava de Macedonia, Rumanía, San Cristobal y Nieves, San Marino, Seychelles, Suiza, Suráfrica, Suriname, Swazilandia, Tonga, Turquía, Ucrania y Venezuela.
Como ya se ha señalado, consiste en la estampación de una simple “Apostilla” (la “Apostilla de la Haya”) que en cada país tramita una autoridad diferente (consultar encada Embajada).
3.- El siguiente nivel en lo referido al trámite de "legalización diplomática" lo constituye el establecido mediante un Acuerdo específico entre Estados. Este es el caso de determinados países de América Latina (como Bolivia, Colombia, Chile, Cuba, Ecuador, Panamá, Perú o Venezuela) firmantes junto con España del CONVENIO ANDRÉS BELLO. En este caso para surtir efectos entre estos países los documentos deben estar "legalizados" con los siguientes reconocimientos: a) El sello del Ministerio de Educación del país de origen. b) El sello del Ministerio de Asuntos Exteriores del país donde se expidieron dichos documentos, avalando las firmas anteriores. c) El sello de la Representación Diplomática o Consular de España en dicho país,avalando las firmas anteriores.
4.- El último nivel de exigencia en relación con este trámite de "legalización diplomática" corresponde a aquellos países con los que no existe Acuerdo alguno en este terreno. Para todos estos países (Países Arabes, Oriente, etc.), los trámites serán idénticos a los indicados en el punto 3 anterior.

Documentación necesaria para declarar una obra nueva

Para formalizar una declaración de obra nueva la documentación que se precisa es:
1.- La copia autorizada del título de propiedad del solar o parcela.
2.- Proyecto completo redactado por Arquitecto.
3.- Licencia municipal de Obras. Su acreditación se hace mediante certificación municipal.
4.- Si la obra nueva esta concluida además se necesita la certificación técnica de final de obra. Si la obra está en proyecto se necesita certificación técnica acreditativa de que la obra declarada se ajusta al proyecto que sirvió de base para obtener la licencia. Este certificado se puede sustituir en ambos casos por la comparecencia del Arquitecto.
5.- Y si existe división horizontal y no se trata de autopromoción se deberá aportar el seguro Decenal de daños con su certificado de entrada en vigor y con carácter previo al final de obras realizar un acta de depósito del libro edificio
6.- Si se trata de declarar una obra nueva antigua cuya construcción se terminó hace más de cuatro años, se deberá aportar certificación catastral descriptiva y gráfica donde las obras consten con una antigüedad de más de cuatro años, o certificación expedida por técnico competente que describa la edificación y declare la antigüedad superior a cuatroo años de dichas obras. Es recomendable aportar certificado del Ayuntamiento acreditativo de que no consta ningún expediente sancionador por la construcción que se va a declarar.

Documentación necesaria para cancelar una hipoteca o condición resolutoria.

A) Si la hipoteca se ha constituido por un particular se deberá presentar el título de constitución del gravamen.
B) Si la hipoteca se ha constituido por un Banco u otra Institucion de crédito la documentación precisa es:
1.- certificado original de cancelación económica.
2.- datos del solicitante de la cancelación (DNI, dirección actual).
3.- copia de la escritura de préstamo que se cancela y/o nota informativa del Registro de la Propiedad relativa a la carga que se pretende cancelar.
Si la hipoteca tiene más de veintiún años de antigüedad a contar desde su vencimiento su cancelación puede solicitarse en virtud de una instancia privada o con ocasión de cualquier documento público que recoja esta petición.

C) Para cancelar la condición resolutoria que garantizaba el pago del precio aplazado en una compraventa se precisa:
1.- Si la otorga el vendedor, el titulo en virtud del cual se constituyó la carga.
2.- Si la otorga el comprador y el precio aplazado quedó representado por letras de cambio reseñadas en la escritura de compraventa, deberá aportarse todas las letras y la escritura de compra, o en caso de que se hiciera constar expresamente en la escritura de constitución, justificante bancario del pago de las letras. Siempre se deberá acreditar la fecha y modo de pago de la deuda, excepto en los casos que se hay abonado a su vencimiento mediante pagos cuya periodicidad conste en el título de constitución.
Si la condición resolutoria ha caducado ya sea en virtud de pacto o por el transcurso de dieciséis años desde su vencimiento cabe también su cancelación mediante instancia privada o petición inserta en cualquier documento público que se presente al Registro de la Propiedad.

Documentación necesaria para constituir una sociedad.

Si se pretende constituir una Sociedad Limitada la documentación que se precisa es:
1.- Certificado de denominación negativo del Registro Mercantil Central, expedido a instancia de alguno de los socios y vigente (Validez tres meses desde su expedición). Este documento se puede pedir a través de la notaria.
2.- Certificación bancaria del desembolso en una cuenta de la sociedad, con fecha de ingreso no superior a dos meses y un capital mínimo de 3.006 euros.
3.- Si a la sociedad no se aporta dinero sino aportaciones no dinerarias (maquinaria, muebles ect) hay que precisar la forma en que fueron adquiridas y fijar su valoración. En el caso de bienes inmuebles, copia autorizada de las escrituras y recibo del pago del IBI.
4.- Forma de organizar la Administración de la sociedad y personas que van a asumir los cargos. Hay que reseñar si se opta por una administración colegiada (Consejo de Administración) o por una administración personal que es lo más habitual (administrador único o en caso de ser varios administrador solidario o mancomunado) . En caso de administración personal hay que fijar el plazo de nombramiento y su remuneración.
5.- La identidad de los socios y administradores con DNI o pasaporte vigente, y numero de participaciones que cada uno suscribe.
Si intervienen personalmente o por apoderado, en cuyo caso se precisa copia autorizada del documento que acredite su legitimación.
6.- Estatutos sociales, o al menos objeto social, domicilio, y capital social de las sociedad.

Si lo que se pretende constituir es una sociedad Anónima hace falta cumplimentar los mismos requisitos pero con las siguientes especialidades:
a) El capital mínimo es de 60101,21 euros. La Certificación bancaria del desembolso en una cuenta de la sociedad, con fecha de ingreso no superior a dos meses y un capital mínimo de 60.101,21 euros. El capital social debe estar suscrito al menos en un 25% en el momento de la constitución y la parte que no se haya suscrito se deberá suscribir en el plazo máximo de cinco años desde la constitución.
b) Para las aportaciones no dinerarias hace falta un informe de uno a varios expertos independientes del valor de las aportaciones.
c) Respecto de los estatutos sociales ha de expresarse objeto social, duración, domicilio, capital social de las sociedad con expresión del que está suscrito y el que no, y en este último caso, plazo y manera de suscripción, y régimen de prestaciones accesorias y derechos especiales de los promotores de la sociedad si existiesen.
d) Hay que consignar los gastos, aproximados de la constitución de la sociedad

Documentación necesaria para una herencia.

Para formalizar una herencia se debe aportar la siguiente documentación:
1.- Certificado de defunción, certificado del Registro de actos de última voluntad y copia autorizada del testamento si el fallecido tiene testamento. Los dos últimos documentos se pueden pedir a través de la Notaría. Y si el fallecido no dejó testamento se debe aportar sólo la copia autorizada del acta de declaración de herederos ab intestato que ya tiene incorporada la certificación de últimas voluntades y el certificado de defunción .
2.- DNI del fallecido y DNI o pasaporte vigente de todos los herederos.
3.- Títulos de propiedad de todos los bienes del causante, con el último recibo de IBI.
4.- Certificados de cada una de las entidades bancarias en las que tuviera activos el causante (cuentas, depósitos, fondos de inversión, valores, etc.) con expresión del saldo de cada uno de ellos a la fecha del fallecimiento, así como identificación de los titulares de cada una de las cuentas o depósitos existentes.
5.- Respecto de las participaciones sociales de las que fuese titular el fallecido será necesaria la certificación del Órgano de administración o la escritura de adquisición de las participaciones.
En el caso de acciones de una S.A. será necesario un certificado del Órgano de Administración sobre la titularidad y valor de las acciones según el Balance cerrado en el último ejercicio, o, en su caso, exhibición del título de la acción.
6.- En caso de planes de pensiones y seguros de vida, certificados acreditativos.
7.- Los documentos que acrediten las deudas pendientes al tiempo de fallecimiento: Facturas con los gastos última enfermedad, entierro y funeral, que son baja a efectos fiscales, siempre que sean pagados por los herederos. (No lo son si se pagan con cargo a la herencia). Asimismo certificados bancarios de los saldos de los préstamos que tuviera el fallecido a la fecha de defunción, documentación acreditativa del pago del I.R.P.F. o del segundo plazo de su ingreso y cualquier otro gasto que pudiera ser deducido de la herencia.
8.- Los seguros y planes de pensiones de los que fuera titular el causante se liquidan con independencia del impuesto de sucesiones y no entran en el reparto de la masa hereditario, por cuanto se adjudican directamente al beneficiario.
9.- Indicación del reparto o distribución de la herencia: Si lo es en comunidad a los herederos en virtud de la cuota o porcentanje que resulte del testamento o de la declaración de heredero o si los es con adjudicaciones individuales a cada uno de los herederos.

Documentación necesaria para una compraventa.

Para formalizar una compraventa en escritura pública es necesario aportar la siguiente documentación:

1.- En cuanto al vendedor: Si es persona física: DNI o pasaporte vigente, domicilio actualizado, copia autorizada del titulo de propiedad y el último recibo del IBI, y si la finca esta en régimen de propiedad horizontal, además de lo anterior, es recomendable aportar certificación expedida por el Administrador con el Vº Bº del Presidente de la comunidad relativa a la situación en que se encuentra la finca en el pago de los gastos de comunidad.

2.- En cuanto al comprador: DNI o pasaporte vigente de los compradores y domicilio actualizado. Sí se trata de un matrimonio se debe comunicar el régimen económico matrimonial y en caso que sea de separación de bienes, aportar la escritura de capitulaciones matrimoniales debidamente inscrita en el Registro Civil.
En ambos casos manifestar si se va a comparecer personalmente, y si no es así, aportar copia autorizada de la escritura de apoderamiento.

3.- Si el comprador o el vendedor son extranjeros: Los que sean residentes deben àportar tarjeta de residencia en vigor. En el caso que no se tenga, se deberá aportar la tarjeta caducada, solicitud de renovación y pasaporte en vigor. Si son residentes comunitarios deberán aportar el pasaporte en vigor y su NIE.
En cuanto a los extranjeros no residentes: Para el caso de nacionales de países comunitarios es suficiente con el documento de identidad de su país de origen en vigor; para los no comunitarios, pasaporte en vigor.
Y siempre ya sean residentes o no los extranjeros deberán obtener y aportar previamente el NIE y aportar la documentación acreditativa del mismo.

4.- Si el que compra o vende es una sociedad:
Si el representante de la sociedad actúa como administrador debe aportar copia autorizada de la constitución de dicha sociedad con la inscripción en el Registro Mercantil correspondiente y la escritura de nombramiento del cargo, si no es la misma que la constitución, también inscrita en el Registro Mercantil.
Si el representante actúa como apoderado deberá traer copia autorizada del poder inscrita en el Registro Mercantil (excepto que sea un poder especial para lo cual no hace falta que esté inscrito).

5.- Siempre hay que indicar el Precio de la compraventa y forma de pago, con expresión de las cantidades entregadas con anterioridad, fecha y modo de pago de dichas cantidades, aportando justificantes de las mismas (justificantes bancarios, fotocopias de los efectos entregados etc.) Si se paga el precio o parte del mismo mediante cheque bancario, se deberá aportar el número de cuenta contra la que se carga el cheque.
Si se trata de primera transmisión, importe del IVA. Si es segunda transmisión la operación está sujeta a ITP a no ser que se tenga derecho a renunciar a la exención de IVA.

6.- Pactos especiales de la compraventa y sobre gastos. Hay muchos pactos que se pueden incluir en la compraventa. Entre estos los mas habituales son los que garantizan el precio aplazado (pacto comisorio o condición resolutoria) precisan la entregas de llaves (pactos de posesión) determinan el reparto de gastos (según ley o todos los gastos del comprador), o solicitan bonificaciones fiscales, (como sería las bonificaciones de menores de 35 años).

7.- Si hay escrituras que están vinculadas a la compraventa como puedes ser que se deba realizar una cancelación de hipoteca previa, la entidad que cancele, deberá ponerse en contacto con la notaria e indicar el apoderado que comparecerá para cancelar la carga. Se recomienda que se provisione los gastos de la cancelación si la escritura de cancelación no se hace al mismo tiempo que la compraventa.

Otras escrituras previas a una compraventa pueden ser una herencia o una modificación de alguna finca por segregación agrupación y declaración de edificación (escritura de obra nueva) cada una de ellas exige el cumplimiento de requisitos específicos por lo que es aconsejable su consulta a la notaría. Para más información vease otras entradas en este blog.

Si la compraventa se va a financiar con un préstamo hipotecario, será necesario aportar a la minuta del Banco en cuestión, así como todos los demás documentos que se deban incorporar a esa escritura (depende de cada entidad bancaria).